Privacyverklaring Essense atletiekclub vzw

Algemeen

Als Esak zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Esak, Essense atletiekclub vzw
Zetel: Mertensdreef 38, 2920 Kalmthout
Emailadres: Esak@val.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Esak verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Atletiekliga en haar clubs (uitvoering overeenkomst)
ter promotie van de atletiek (gerechtvaardigd belang)
Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene)
Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal
Indien van toepassing : wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, rekeningnummer, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging.
Beeldmateriaal : Er worden foto’s en video gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie en haar clubs

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

Personeelsleden van de Vlaamse Atletiekliga
Verantwoordelijken van de club : Bestuursleden, trainers, webmaster

Verstrekking aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:

Voor de sportieve werking van de federatie: aan de Vlaamse atletiekliga
Voor het versturen van nieuwsbrieven: aan “your mailinglist provider”
Voor de organisatie van onze stratenloop: aan uitslagen.nl
Voor toegang op onze website: aan Digital Ocean
Voor de opvolging van de lidgelden (tijdelijk opslag van ledenlijst): aan Google

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Verstrekking aan derden-ontvangers

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:

Subsidiëring aan de lokale overheid.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Esak bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Esak verbindt zich ertoe de algemene persoonsgegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs of na deelname aan de stratenloop en dit voor statistische doelstellingen. Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens Esak van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijziging privacyverklaring

Esak kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 10 mei 2018

Cookie verklaring

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Volgens de wet mogen wij cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Deze website maakt enkel gebruik van noodzakelijke cookies.

In ons privacybeleid vindt u meer informatie over wie we zijn, hoe u contact met ons kunt opnemen en hoe we persoonlijke gegevens verwerken.

Noodzakelijke cookies helpen een website bruikbaarder te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.

Naam	Aanbieder	Doel	Vervaltermijn	Type
ASP.NET_SessionId	www.esak.be	Houdt de sessiestatus van de bezoeker over paginavragen bij.	Session	HTTP Cookie
CookieConsent	www.esak.be	Slaat de cookiestatus van de gebruiker op voor het huidige domein	1 jaar	HTTP Cookie